Het ideale auditproces volgens Kubizz; blijven leren


Als alles mogelijk is, hoe ziet het ideale audit proces er dan uit? Smile en Workimprovers reizen momenteel door het hele land om met professionals in gesprek te gaan over dit boeiende vraagstuk. Dit maal waren we in Geldrop op uitnodiging van de Kubizz. De enthousiaste leden kwamen samen tot een aantal mooie inzichten!


EEN HELDER KADER EN DUIDELIJKE DOELEN

Iedereen was het er over eens dat het ideale audit proces staat of valt met een helder kader en duidelijke doelen. De organisatie moet zich er van bewust zijn dat interne audits integraal onderdeel uitmaken van het proces van en de wil om structureel (te) verbeteren. Het is dus geen doel op zich. 

Zorg daarom voor een betrokken proces eigenaar die er als 'motivator' voor zorgt dat iedereen in de organisatie de doelen van interne audits kent en de meerwaarde van interne audits inziet. Draag je boodschap dus uit!

COMMITMENT IN ALLE LAGEN VAN DE ORGANISATIE

Er is vooral ook betrokkenheid nodig en dat begint bij goed voorbeeldgedrag en commitment van het MT. Het verschil tussen een veilige auditcultuur en een afrekencultuur begint hier!

Zit het met het MT wel goed? Veranker interne audits dan in de dagelijkse werkzaamheden van de operatie zodat 'periodieke paniek' wordt voorkomen. Dit is misschien wel de beste manier om ook het commitment van de werkvloer te verkrijgen.

DE JUISTE POSITIEVE SFEER

Bij het inzichtelijk maken van de voordelen van interne audits is het belangrijk om te benadrukken dat het geen ‘afrekensysteem’ is: de auditcultuur moet vertrouwen uitstralen. Als een auditée aangeeft dat er iets is dat beter kan, is hij daarover naar zichzelf meestal al kritisch genoeg. Hij moet zich dusdanig veilig voelen dat hij kan leren van eventuele fouten. 

Creëer daarom rondom audits een aandachtige, positieve, open en informele sfeer van 'samen werken aan verbetering' en geef vooral ook complimenten voor alles dat al goed gaat.  

MANDAAT OM TE VERBETEREN

Het is de rol van het MT om de interne auditoren een volledig mandaat te verschaffen voor het audit-proces. Dat betekent dat er niet alleen voldoende tijd en ruimte moet zijn voor het uitvoeren van de audits zelf maar ook dat er gelegenheid wordt geboden om de in de audits aangekaarte verbeterdoelen te kunnen realiseren. Als dit laatste niet gebeurt, kun je er beter helemaal niet aan beginnen. Vergeet daarbij niet om regelmatig de verbeterresultaten in relatie tot de organisatiedoelen te presenteren, dit is een goede manier om het proces van continue verbeteren verder te versnellen.

OOK ALS AUDITOR BLIJVEN LEREN

Auditen is een enorm veelzijdig vak. Je moet het spreekwoordelijke schaap met de vijf poten zijn om het brede takenpakket dat hoort bij het auditen als een echte professional uit te kunnen oefenen. Je dient te beschikken over een goede gespreks- en luistertechniek en een leergierige en pro-actieve houdig. Je moet voldoende kennis hebben van het bedrijf en de processen zonder dat je in details verzandt. Je moet out of the box kunnen (mee)denken vanuit een coachingsinstelling en je dus onafhankelijk kunnen opstellen terwijl je de ander een spiegel voorhoudt. Je moet mensen kunnen enthousiasmeren zodat de auditée niet alleen zélf gaat aangeven wat er beter kan maar na het gesprek ook echt zin heeft om direct met de verbetering(en) aan de slag te gaan.

Voor de auditor is het daarom belangrijk dat hij in beweging blijft en niet 'vastroest'. Voer audits bij voorkeur uit met twee personen en zorg voor intervisie-mogelijkheden. Train je vaardigheden met enige regelmaat en verrijk je kennis door gelegenheden op te zoeken waar je kunt brainstormen met andere auditoren binnen en buiten de grenzen van de eigen organisatie. Blijf dus scherp kijken naar je eigen prestaties! 

Wat is jouw ideale auditproces?

Met dit artikel heeft de Kubizz zich duidelijk uitgesproken over het thema interne audits. 

Wil jij ook meepraten over het ideale audit proces? Kijk dan eens op www.hetnieuweauditen.nl en wie weet mogen we jou verwelkomen bij één van de volgende bijeenkomsten voor en door auditoren zoals jij!

Dit bericht werd geplaatst op 5 februari 2015.